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Vea como SharePoint es la herramienta líder en TI
Municipalidad de La Calera obtiene importantes beneficios por el uso de SharePoint
Septiembre de 2004
Fuente: La Segunda Internet
Instalación de proyecto tecnológico pionero en el país, ha permitido mejorar la atención a público, la productividad de los funcionarios que la utilizan, la conectividad entre las distintas reparticiones comunales y bajar costos por concepto de telefonía y papelería.
Microsoft Chile distingue a la Municipalidad de La Calera por su visión innovadora al incorporar tecnologías de la información a su gestión edilicia, la cual le permite desarrollar el máximo potencial a sus funcionarios en pos del servicio publico.
Con la instalación de una moderna solución basada en Microsoft Office System, la municipalidad ha logrado bajar ostensiblemente sus costos por concepto de comunicaciones y papelería. Unido a eso, ha mejorado la eficiencia en la atención a los ciudadanos, la organización de citas y reuniones de los distintos departamentos y la productividad al interior de los diferentes departamentos de la municipalidad
“Dada las dificultades de comunicación, no todos podían entregar la información relevante para la toma de decisiones, que llevaba a una descoordinación entre las políticas alcaldicias o de la alta gerencia del municipio y las de cada departamento, por lo anterior las decisiones se tomaban entre unos pocos y éstas, a su vez, no llegaban a los cargos medios para que dieran su opinión”, explica Claudio Monardes, Coordinador de la Unidad de Gestión del Municipio, quien agregó que “ahora tenemos una mayor comunicación entre las personas, la seguridad de los datos y del sistema es un apoyo importante y además hemos ahorrado en costos”.
Esta solución Microsoft ha permitido convertir a La Calera en una verdadera comuna electrónica, en donde sus usuarios pueden alcanzar su máximo potencial. Este hecho, además es ejemplo de modernización en Chile, debido a que es un caso pionero a nivel nacional.
Eduardo Pooley, gerente de negocios y aplicaciones de Microsoft Cono Sur afirmó que “nos sentimos orgullosos de haber participado en la modernización de la comuna de La Calera, ya que hoy vemos como las cosas han cambiado. Los funcionarios conversan entre reparticiones a través de Messenger, comparten e intercambian documentos en tiempo real, pueden acceder a información a través de enlaces de web y con esto, toda la comuna se beneficia gracias a una mejor, rápida y eficiente gestión que además, permite bajar los costos debido a que todo el trabajo municipal es electrónico”.
Un problema de urgente solución
En el año 2001, la Ilustre Municipalidad de la Calera creó el Departamento de Gestión para ordenar las áreas financieras e informáticas de la institución, las cuales en esos momentos no se encontraban bien definidas en cuanto a su coordinación y funciones. Dado que estas áreas son vitales para contar con la información necesaria para realizar un correcto diagnostico en la toma de decisiones, este nuevo modelo de gestión ayudaría a superar el déficit de presupuesto de $ 219 millones que tenía la Municipalidad en ese momento. En el año 2004 el municipio presenta un superávit de aproximadamente $ 109 millones, que le permiten realizar una inversión en proyectos de infraestructura, desarrollo social, seguridad, educación y salud con fondos propios para mejorar la calidad de vida de los habitantes de la comuna.
Tras una fuerte política de reducción de costos, se detectó que uno de los principales problemas que los aquejaba era la falta de comunicación que había entre la alcaldía y las distintas áreas que cuenta el municipio, lo que incide directamente en la labor realizada por los funcionarios.
Una solución avanzada
A raíz de esta problemática decidieron buscar una solución tecnológica que les permitiera crear nuevos y mejores canales de comunicación, optando por Microsoft como socio estratégico.
Después de una evaluación conjunta entre la Municipalidad y Microsoft sobre estas problemáticas, se llegó a un acuerdo de colaboración para mejorar la eficiencia de la Municipalidad a través de una solución que permitiera:
- Compartir y colaborar con otros miembros de la Municipalidad gracias a la utilización de herramientas de productividad familiares y utilizando recursos centralizados con mayor efectividad.
- Tomar decisiones más informadas gracias a la construcción de portales internos o sistemas que guardaran públicamente los documentos.
- Incrementar la eficiencia de los equipos utilizando soluciones con tecnología de seguridad mejorada para compartir información.
- Administrar racionalmente la utilización de los recursos tecnológicos (computadores, acceso Internet, instalación de software, etc.) de manera simple, segura y a bajo costo.
- Tener como resultado una Municipalidad que responda más rápidamente a las demandas de la comunidad y a las nuevas oportunidades que emerjan.
Para hacer realidad esta visión la Municipalidad adquirió en Mayo del año 2003, la solución de Microsoft Office System, la cual instalada junto a un plan de implementación y capacitación les permitió afrontar este desafío.
“Una municipalidad se maneja como una empresa, por lo que tiene que estar bien administrada. Con estas soluciones superaríamos las deficiencias de coordinación, papeleo y burocracia, para así dedicarnos a cumplir con nuestro rol social de atender de mejor forma a la comunidad y mejorar su calidad de vida”, aseguró el alcalde Roberto Chahuán.
Una E-Municipalidad
Tras la implementación, en el Municipio de la Calera ya no se usan los citófonos internos. El apoyo de la mensajería instantánea de Microsoft Live Communications Server ha permitido que los usuarios puedan revisar la presencia de otras personas sin levantar el teléfono y conversar con ellos en cuanto lo requieran, sin preocuparse de interrumpir a su interlocutor o que la línea esté ocupada. Además la integración de la mensajería instantánea al correo, los portales de documentos y Office hacen que la colaboración y comunicación sea mas efectiva e inmediata.
El sistema de correo POP3 sobre Linux fue reemplazado por Microsoft Exchange Server 2003, ya que este además del correo agrega las importantes funcionalidades de manejo personales de tareas, agenda y reuniones cuya utilización han sido claves para ser más efectivos. Las tareas son agendadas con fechas fijas, lo que obliga a responder eficientemente.
“El solicitar reuniones y recursos de forma unificada, ayuda a ordenar a la gente”, puntualiza Claudio Monardes.
Exchange Server además provee un acceso vía Internet pública a todo este contenido (servicio Outlook Web Access) lo que mantiene a todo el personal conectado a su correo, agenda, tareas y contactos, aún cuando están fuera de la oficina.
Sin embargo el beneficio clave de esta solución han sido los espacios de trabajo colaborativo de Microsoft SharePoint Services, que hizo posible el compartir la información organizadamente, incluso con los departamentos que no se encuentran en la misma Municipalidad. Cada área de la municipalidad cuenta con uno o más portales, los cuales permiten centralizar la información y procesos de los diferentes grupos de trabajo, bajo un marco de trabajo simple y seguro de usar.
“Si continuamos con estas políticas que se incorporan en la tecnología Microsoft, vamos a ser cada vez mas eficientes en la entrega de un mejor servicio, para solucionar los problemas de nuestros vecinos”, asegura Roberto Chahuán Chahuán, Alcalde de la Ilustre Municipalidad de La Calera. |